职业描述

文职人员：通常而言，履行多种多样的办公室职责，难以定义为任何确切的行政职位，要求掌握最基本的办公管理系统及程序方面的知识。行政职责主要取决于每个公司的具体办公程序。一般而言，负责接听电话、作记录、文字处理、速记、操作办公设备以及整理文件等多种工作。

从业者的工作要求

主　要　任务

收集、计算和支付货币，履行基本的薄记工作和完成银行往来业务。

与顾客、雇员，和其他个人交流以回答问题，传播或解释信息、接订单和解决投诉。

接听电话、转接呼叫和记录留言。

编写、复制、分类和归档办公室活动、业务交易或其它活动的纪录。

完成和邮寄票据、合同、保单、发票或支票。

操作办公室设备，譬如复印机和扫描机、传真机、语音邮递系统和个人电脑。

计算、记录和校对数据和其它信息，譬如记录或报告。

手工或使用电脑维护并更新档案、存货、邮件和数据库系统。

打开、分类和发送来信，回复信件并且准备发出邮件。

检查档案、记录和其它文件以获得信息，回应请求。

传达消息和办理日常相关业务。

编制目录和定购材料、供应品和服务。

工作要求具备的主要技能

举例说明

基本技能--积极聆听

例如：听懂客户的订货

基本技能--理解性阅读

例如：阅读填表说明

基本技能--有效的口头沟通

例如：迎接游客并介绍景点

基本技能--针对性写作

例如：记录电话留言

社交技能--理解他人

例如：觉察出顾客因为等待太久而生气

工作需要的知识

具体的知识结构

消费者服务与个人服务

关于向顾客和个人提供服务的原理和过程的知识。这包括评估顾客需求，达到服务质量标准，确定顾客的满意程度。

2

文秘

关于行政和文书记录程序、系统的知识，例如文字处理，文件和记录归档，速记和誊写，设计表格以及其他一些办公程序和专门用语。

3

中文语言

关于汉语语言结构和内容的知识、包括词的意义和书写，构成规则和语法。

4

数学

关于算术、代数、几何、微积分、统计及应用的知识。

5

经济学与会计

关于经济和会计原则和实践、金融市场、银行业以及对金融数据进行分析和报告的知识。

工作要求的任职资格

资格分类

资格级别

任职资格——

总体经验

进入前已掌握一些从事本职业相关的技能、知识或经验，通常从业资格不强求这些经验。例如，接触大众的工作经验对成为出纳员有所帮助，但没有这类工作经验的人也能很容易地成为合格银行出纳员。

在职培训

需要与经验丰富的工作者一起工作，时间从几个月到一年不等。

任职资格举例

通常要求从业者运用知识和技能为他人提供帮助。例如，森林消防员、客户服务代表、药房技师、售货员（零售）以及银行出纳员。

教育背景

通常要求从业者具备高中文凭，有时可能要求从业者参加过职业培训或与工作相关的培训课程。在某些情况下，要求从业者拥有大中专学历或学士学位。

TOP5

工作方式和环境

具体要求

1

与工作小组合作

与他人组成的团队合作对该工作很重要

2

电子邮件

经常使用电子邮件

3

结构性工作和非结构性工作的比例

该工作不允许从业者自己决定工作任务、优先顺序和最终目标

4

重复同样工作的重要性

不停地重复同样的身体动作（例如：将数据录入）或智力活动（例如：检查分类账的录入）

5

在环境可控的室内工作

该工作需要从业者经常在环境可控的室内工作

TOP5

工作活动

具体要求

1

工作产出

操作计算机

2

资讯输入

获取信息

3

与他人互动

与上级、同级人员或下属沟通

4

与他人互动

执行行政管理活动

5

与他人互动

建立并维持人际关系

TOP5

类别

工作要求的

智体能力

具体要求

1

认识智能

会话理解能力

通过倾听理解口头词句所包含的信息和思想的能力

2

认识智能

口头表达能力

与他人进行口头交流，使其明白自己传达的信息和思想的能力

3

感觉能力

话语的清晰度

清楚表达以使他人理解的能力

4

感觉能力

话语时的听力

听清他人说话的能力

5

认识智能

阅读理解能力

阅读并理解书面信息和思想的能力

TOP5

工作要求具备的性格

具体要求

1

协作精神

要求工作者乐于与他人协作，并在工作中表现出和善、合作的态度。

2

可靠性

要求工作者可靠地、有责任感地、值得信赖地履行自己的职责。

3

正直

要求工作者诚实、有道德感。

4

细微观察

要求工作者在工作中注重细节，完美地完成任务。

5

关心他人

要求工作者能够敏感到他人的需要，体谅他人的感受，对他人工作有所理解和帮助。

从业者追求的工作满足

TOP1

职业兴趣

兴趣描述

1

常规性

常规性职业通常要求工作者依照已有程序、规则处理数据和完成一些琐碎工作，而不需要在工作中表现出独创性思维。通常工作中有明确的上下级关系。

TOP2

工作价值观

价值观内涵

1

人际关系

满足此项工作价值观的职业允许工作者为他人提供服务，并在非竞争性的友好环境中与同事协作。工作者的职业需要是：同事、道德价值观和社会服务。

2

支持

满足此项工作价值观的职业为工作者提供支持性管理。工作者的职业需要是：公司政策、监管、人事关系与管理、技术。

TOP5

企业氛围

具体内容

1

公司政策和惯例

该项工作的从业者受到公司的公平对待

2

保障

该项工作的从业者有稳定的就业

3

独立性

该项工作的从业者可以独立完成工作

4

监督，技术性的

该项工作从业者的管理者能够对手下的员工进行良好的训练

5

同事

该项工作的从业者有容易共处的同事

职业招聘广告示例

某公司招聘文职人员，条件如下：

文职人员

任职资格：

1、做事细心有责任心，学习能力强，效率高；

2、能吃苦耐劳，为人诚实可靠，有礼貌，有文书工作经验者优先；

3、外语要求英语良好；

4、能熟练使用微软办公软件；

4、学历要求大专或以上。